Tipps für mehr Produktivität & Flow

Wer kennt es nicht, man lümmelt in ungesunder Haltung auf seinem Bürostuhl herum (oder im Schlafanzug im Homeoffice) und ärgert sich über sich selbst, weil man eigentlich die Zeit hätte, aber irgendwie einfach nichts schafft, dabei war man doch gestern so produktiv! Es gibt diese Tage, da kommt man einfach nicht in den Flow.

Was ist dieser Flow?

Flow ist ein Zustand, den wir alle erreichen wollen: Der glückselige, fast schon high machende Zustand, vollkommen in seiner Arbeit aufzugehen, die Zeit um sich herum zu vergessen und das Gefühl zu haben, richtig viel zu schaffen und Dinge abzuarbeiten. Manche Wissenschaftler sprechen bei diesem Zustand sogar von Trance und ich kann dem nur zustimmen. Ich glaube auch, dass nur wenige wirklich diesen Zustand erreichen können, denn er liegt direkt zwischen Unterforderung (Langeweile) und Überforderung (Angst) und entsteht meist, wenn die Tätigkeit genau den Fähigkeiten und Interessen entspricht – was nun mal leider nicht jeder von seinem Beruf behaupten kann (zum Glück gibt’s ja noch Hobbies). Nach einem Flow-Tag könnte man Bäume ausreißen und man denkt, der nächste Tag wird wieder so produktiv – wird er aber meist nie, denn ein guter Flow raubt ganz schön viel Kraft. Jetzt nicht hängen lassen und ein paar Tipps befolgen, dann kommt man trotzdem gut durch den Tag.

Allgemeine Tipps

1. Nicht zu viel erwarten. Sowohl Gehirn als auch Körper brauchen Pausen, um danach wieder Vollgas geben zu können. KEIN Mensch kann jeden Tag durchpowern. Hör auf deinen Körper, man kann keine Höchstleistung erzwingen – jedenfalls nicht lange, wenn man nicht mit Burnout enden will.
2. Früh Schlafen gehen. Ja klar, das wissen wir alle – aber wenn wir mal ehrlich zu uns sind, machen wir das nie. Netflix, Pinterest, Instagram und Snapchat lassen einem ja auch einfach keine Chance. Einfach mal hart sein und ausprobieren, ob mehr Schlaf produktiver macht!
3. Viel Trinken. Auch kein Geheimtipp, aber sehr wichtig. Das Gehirn kann nur vernünftig arbeiten, wenn der Körper genug Wasser hat. Das gilt übrigens auch für ausgewogene und regelmäßige Mahlzeiten! Die 5 Minuten Terrine neben den Nachmittagsmails ist kein Mittagessen – aber manchmal geht es halt nicht anders, das weiß ich selbst aus eigener Erfahrung…

Unsere Persönlichen Tipps

Joana

Ich persönlich kann am besten allein arbeiten. Ich bin gern unter Menschen und liebe Brainstormings, aber richtig produktiv bin ich nur allein und das am liebsten Nachts. Am liebsten auch ohne Musik, dann bin ich vollkommen in meiner Welt. Alles um mich herum ist ruhig und ich weiß, dass mich niemand stören wird. Ich kann dann alles machen, alles ausprobieren und nichts muss mir peinlich sein. Das ist mein Flow.

1. Findet eure Zeit, in der ihr am produktivsten sein könnt. Für Emails und Telefonate hilft es mir z.B. früh aufzustehen und die erste im Büro zu sein. Ich telefoniere auch so schon ungern und dann bin ich lieber allein – wenn ich um halb Acht im Büro bin, kann ich schon alle Mails schreiben und ab acht sind die meisten Menschen auch telefonisch erreichbar (ich spreche jetzt von Terminen vereinbaren bei Ärzten und Co – andere Telefonate führe ich eigentlich nie, haha!). Wenn ihr merkt, dass ihr am besten arbeiten könnt, wenn alle weg sind (ich sag nur Großraumbüro…), dann sprecht das ruhig mal mutig bei eurem Chef an. Vielleicht findet sich ja eine Lösung für dich – immerhin möchte dein Chef ja auch, dass du produktiv bist und wird dir bestimmt entgegenkommen. Wenn das nicht geht – ich habe Kopfhörer von Bose, die nutze ich nicht zum Musikhören, sondern zum Ausblenden. Wichtig: Die Kopfhörer müssen „noise cancelling“ können – die sind sehr teuer (200-300 Euro), aber diese Funktion kann so einiges wegfiltern. Gespräche kann man trotzdem noch hören, aber so manches Druckerrauschen, Autos und Flugzeuge draußen und sonstiges Gewusel wird gedämpft auf Knopfdruck.
2. Die üblen Aufgaben sammeln. Die kleinen ätzenden Aufgaben können einem den Tag versauen, daher sammelt sie einfach! Setzt euch am Tag zuvor eine Uhrzeit und arbeitet das dann wirklich ab. Eure Arbeitskollegen sollen euch daran erinnern, dass ihr das machen wolltet! Wenn man erst mal eine üble Aufgabe erledigt hat, tut die nächste nicht mehr so weh und die danach auch schon etwas weniger. Lieber alles auf einmal als jeden Tag ein kleines Übel –  es geht einem so viel besser danach! (Ich spare mir Telefonate, Rechnungen oder Papierkram auch immer auf und mache es auf einen Schlag.) Ich habe übrigens ein eigenes Notizbuch dafür und streiche dick neonfarben die Aufgaben durch, die ich schon erledigt habe.
3. Schreibtisch aufräumen. Jaaa, ich gebe zu, dadurch geht auch viel Zeit verloren – aber ab und zu sollte man sich einfach mal die Zeit gönnen, GRÜNDLICH auszumisten. Damit meine ich nicht nur die Tischplatte. Alle Schubladen, alle Stehsammler, alle Ablagen. Weg mit altem Müll, klebrigen Bonbons, Werbeflyern und alten Zeitschriften. Halt alles, was man nie wieder braucht und sich so ansammelt. Einfach mal richtig aufräumen. Wenn man dabei eine offene Rechnung oder einen Vertrag findet, den man längst kündigen wollte, kommt er rasch auf den Sammelstapel für üble Aufgaben. Ausmisten schafft Freiheit. Das gilt für den Schreibtisch genauso wie für die Facebook Freundesliste und den Insta Feed. Weg mit Sachen, die einen irgendwie negativ beeinflussen oder an Dinge erinnern, die einem nicht gut tun. Das ist meine Königsdisziplin. Was mir nicht gut tut, muss weg – auch menschlich. Denkt nicht darüber nach, ob ihr jemandem vor den Kopf stoßt, wenn ihr ihn von der Freundesliste kickt. Wen juckts? Soll er oder sie doch beleidigt sein, muss dich nicht mehr interessieren. Neuanfänge für den Schreibtisch, fürs Herz, für deine Produktivität.

Alina

Ich muss erstmal etwas zugeben, so sehr es mich auch ärgert: Ich bin faul. Der letzte Drücker ist mein bester Freund und ich bin Fan der Prokrastination. In den richtigen Workflow komme ich daher erst unter Druck. Das ist nicht besonders schön, denn Druck ist immer auch mit Stress verbunden, aber so kann ich einfach am schnellsten und effektivsten arbeiten. Falls es euch da ähnlich geht, kommen hier meine persönlichen Tipps:

1. Setzt euch Fristen. Im Grunde bedeutet das, sich selbst ein bisschen Druck zu machen. Dafür braucht man natürlich ein bisschen Selbstdisziplin, aber da wir ja alle produktiv sein möchten, müsste das möglich sein. Ich setze mir zum Beispiel manchmal morgens ein, zwei Aufgaben und sage mir: Ich mache erst Mittagspause, wenn ich sie fertig hab. Die Aufgaben müssen natürlich gut machbar sein, sodass ich den ganzen Morgen produktiv bin, aber auch pünktlich zum Essen komme.
2. Gewöhnt euch Routinen an. Das klingt komisch, ist aber supereinfach. Du schiebst es immer wieder auf, deine Wohnung aufzuräumen? Gewöhn dir an, jeden Tag wenn du nach Hause kommst (noch bevor du die Schuhe ausgezogen hast) fünf Minuten das Chaos vom gestrigen Tag zu beseitigen. Zack, schon ist immer aufgeräumt! Diese fünf Minuten machst du nach einer Weile wie im Schlaf und es fühlt sich für dich so selbstverständlich an, wie dir die Zähne zu putzen.
3. Belohnt euch selbst. Ich weiß, den Tipp hat wahrscheinlich jeder schon mal gehört, aber ich mag ihn einfach so gerne und er funktioniert immer! Das Prinzip ist einfach: Wenn du eine Aufgabe fertig hast, darfst du etwas machen (oder essen), das dir gefällt. Die Belohnung sollte vorher festgelegt sein, dann hat man beim Arbeiten immer ein Ziel vor Augen und bei großen Aufgaben kann man kleine Belohnungen staffeln. So bleibt man stets bei guter Laune und ist motiviert, weiter zu machen. Juchu, ich hab meine Aufgabe, drei Tipps aufzuschreiben, jetzt erledigt – Zeit für meine Belohnung!

Judith

Generell hab ich in meinem kreativen Beruf mal Phasen, in denen ich im absoluten Flow bin –  wo ich nur vor Kreativität blühe und alles kommt von jetzt auf gleich und fühlt sich so gut an, weil man Dinge schnell abarbeitet, mit denen man dann auch noch direkt zufrieden ist. Ich liebe diese Momente!! Und wenn dann mal ein Tag kommt, an dem man gefühlt nur ein Element von der einen Ecke zur nächsten schiebt und nichts gescheites dabei raus kommt, darf man nie vergessen, dass der nächste Flowmoment schon bald wieder an der Tür klopft.

1. Musik an – Welt aus. Für mich gibt es nichts besseres um mich auf ein Projekt zu fokussieren, als Musik anzumachen und die Welt um mich für die paar Stunden auszublenden. Kopfhörer rein und schon fühl ich mich innerlich ohne Druck und kann direkt loslegen. Irgendwie sind sie auch für mich wie ein kleiner Schutz, dass ich mich wirklich nur auf mich und meine Arbeit konzentriere. Meine absolute Lieblingsplaylist ist von Spotify „Deep Focus“.. Denn wenn ich Musik mit Text anmachen würde hätte ich immer den Drang mitzusingen. Das würde die lieben Kollegen dafür glaube ich ziemlich aus der Arbeit reißen.
2. Bitte nicht stören. Damit ihr nicht sofort wieder aus eurer Welt gerissen werdet, ist es immer gut den Kollegen vorher bescheid zu geben, dass ihr nun für ein paar Stunden ungestört arbeiten möchtet. Somit können vorher noch wichtige Dinge geklärt werden, die ihr dann eventuell noch davor schieben müsst, aber somit könnt ihr danach ungestört arbeiten.
3. Rein in Wohlfühlzone. Nichts sollte dazu führen, dass ihr die Kopfhörer absetzten müsst. Denn bei mir ist es zumindest so, einmal abgesetzt bin ich raus aus dem Ganzen und muss mich anschließend erstmal wieder reinfühlen. Also fragt euch vorher noch: Ist genug zu trinken da? Muss ich noch Pipi? Und ganz wichtig – „hab ich genug gegessen?“ beziehungsweise „könnte ich Hunger bekommen?“.. Sorgt also dafür das ihr euch wohlfühlt und alles bei euch habt, was ihr gebrauchen könntet.

Marie

Bei mir muss es am besten effektiv und effizient ablaufen – diese schlauen Begriffe habe ich in meinem BWL-Studium aufgeschnappt. Anders übersetzt – die richtigen Dinge tun und die Dinge richtig tun. Dabei helfen mir vor allem folgende drei Tipps:

1. Belohnungen – aber nicht wie Alina erst hinterher, sondern sie werden vorher bereits gekauft und immer wieder vor Augen gehalten – quasi das Arbeiten gegen das schlechte Gewissen, dass die Belohnung ja an eine Bedingung geknüpft war. Meistens ist es bei mir ein schönes Kleidungsstück.
2. Einen Timer stellen! Kennt ihr das, wenn die Hausarbeit, Hausaufgaben etc. immer erst auf den letzten Drücker begonnen werden, weil man dann den nötigen Druck hat um die Aufgaben anzugehen? Bei mir hat es sich zum Glück durch das Studium etwas gebessert, aber bei unbeliebten Aufgaben, wie zum Beispiel dem Aufräumen oder Putzen stelle ich mir gerne einen Timer. So arbeitet man einfach schneller, ohne groß zu trödeln.
3. To-Do Listen auf Papier. To-Do Listen sind die beste Erfindung der Welt – wer brauch schon Smartphones und andere schlaue Geräte. Eine Liste, die eine Stütze für das Gedächtnis ist und einem gleichzeitig vor Augen führt, was und wieviel man noch erledigen muss ist für mich ein wahrer Alltagsheld. Ich freue mich immer richtig, wenn ich einen Punkt von der Liste streichen kann und mit einer fertig abgearbeiteten Liste den Tag beenden kann – dann bin ich so richtig zufrieden.

Miriam

Ich arbeite gerne unter Menschen und mit entspannter Musik – Hintergrundgeräusche empfinde ich nicht als störend und wenn ich in einer Sache richtig „drin“ bin, bringt mich so schnell auch nichts aus der Ruhe. Auch in der Uni und in der Schulzeit habe ich mehr in Lerngruppen oder Gruppenarbeiten geschafft, als alleine Zuhause. Vielleicht liegt es an dem schnellen Austausch und der Kommunikation, vielleicht motivieren mich die Anderen auch einfach nur mehr als ein menschenleerer Raum. Da finde ich dann nämlich alles interessanter als die Arbeit an sich.

1. Prioritäten setzen. Ich verschaffe mir morgens als erstes einen Überblick über alle Sachen, die anstehen und plane anschließend, was als erstes gemacht werden muss und was noch ein bisschen Zeit hat. Am besten erledigt man dann morgens direkt die Sachen, die wirklich wichtig sind! Dabei ist es egal, wie gerne man diese Aufgaben macht. So lässt es sich den Tag über mit einem guten Gefühl und entspannt weiterarbeiten. Dabei ist es wichtig, noch Zeit für unvorhergesehene, spontane Aufgaben einzuplanen.
2. Die Zeit optimal ausnutzen. Wenn viele Sachen auf einmal anstehen hilft es mir immer total, die Zeit richtig einzuteilen. Das bedeutet Wartezeiten auszunutzen und so produktiver zu werden, denn in den meisten Projekten und Prozessen ist man auf andere Menschen angewiesen. Während man zum Beispiel auf eine Freigabe oder eine Mail wartet oder einfach darauf, dass ein Programm aktualisiert oder hochgeladen ist, kann man viele andere kleine Aufgaben erledigen und muss sie nicht hinten anstellen.
3. Kurze Pausen machen. Nach ein paar Stunden Arbeit ist der Kopf voll und die Konzentration sinkt. Man hat vielleicht ein kleines Tief und das Gehirn kann nicht mehr viel aufnehmen. Dann ist es an der Zeit, seinen Akku wieder aufzuladen, indem man kurze Pausen macht. Mit kurz meine ich wirklich nur zwei bis drei Minuten – einfach mal aufstehen, aus dem Fenster schauen, sich strecken und vielleicht zur Küche gehen und sich ein leckeres Getränk holen und einfach den Kreislauf in Schwung bringen. Hilft manchmal echt wahre Wunder!

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